materi laporan

laporan (Pengertian, Fungsi, Manfaat, Ciri, Jenis)

Diposting oleh Cah Samin di 8:36 PM

 

A. Pengertian Laporan

Pengertian Laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan  untuk informasi yang dibutuhkan, berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor telah  melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan.

 

 

B. Fungsi Laporan

1.    Sebagai bahan pertanggungjawaban

2.    Alat menyampaikan informasi

3.    Alat pengawasan

4.    Bahan penilaian

5.    Bahan pengambilan keputusan

 

C. Manfaat Laporan

1.    Dasar penentuan kebijakan.

2.    Bahan penyusunan rencana kegiatan berikutnya.

3.    Mengetahui perkembangan dan proses peningkatan kegiatan.

4.    Sebagai sumber informasi

 

 

 

 

 

D. Ciri-ciri Laporan

a.     Ringkas.
Dalam laporan yang ditulis hanya mengemukakan hal-hal pokok secara ringkas yang berhubungan dengan tugasnya sehingga penerima laporan segera mengetahui permasalahannya.

b.    Lengkap.
Laporan dapat semakin sempurna jika dilengkapi dengan bibliografi atau sumber kepustakaan.

c.     Logis.
Laporan dianggap logis jika keterangan yang dikemukakannya dapat ditelusuri alasan-alasannya yang masuk akal.

d.    Sistematis.
Laporan dianggap sistematik jika keterangan yamg tulisannya disusun dalam satuan-satuan yang berurutan dan saling berhubungan.

 

 

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:

1.    Harus jelas dan cermat

2.    Mengandung kebenaran dan objektifitas

3.    Lengkap

4.    Tegas dan konsisten

5.    Langsung mengenai sasaran

6.    Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat

7.    Disertai dengan saran-saran

8.    Tepat waktu

 

E. Jenis-jenis Laporan

a. Laporan berdasarkan waktu

1.    Laporan berkala adalah laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan setiap bulan.

2.    Laporan insidental adalah laporan yang dibuat apabila diperlukan

b. Laporan berdasarkan bentuk

1.    Laporan berbentuk surat adalah laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah

2.    Laporan berbentuk naskah adalah laporan disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.

3.    Laporan berbentuk memo adalah laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.

c. Laporan berdasarkan penyampaian

1.    Laporan lisan adalah laporan yang disampaikan secara langsung

2.    Laporan tertulis adalah contoh: surat, naskah dan memo

3.    Laporan visual adalah laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh: disampaikan melalui media presentasi (power point)

d. Laporan berdasarkan sifat

1.    Laporan biasa adalah laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika laporan terbaca orang lain tidak menimbulkan dampak negatif

2.    Laporan penting adalah laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.

e. Laporan berdasarkan isinya

1.    Laporan informatif adalah laporan yang isinya hanya berisi informasi saja

2.    Laporan rekomendasi adalah laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut

3.    Laporan analisa adalah laporan yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam

4.    Laporan kelayakan adalah laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik

5.    Laporan pertanggungjawaban adalah laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.

 

 

F. Langkah-langkah membuat laporan

1.    Menentukan masalah yang akan dilaporkan

2.    Mengumpulkan bahan, data dan fakta

3.    Mengklasifikasi data

4.    Mengevaluasi dan mengolah data

5.    Membuat kerangka laporan

 

G. Struktur / Kerangka Laporan

A Pendahuluan

1.    Maksud dan tujuan penulisan laporan

2.    Masalah pokok yang dilaporkan

3.    Sistematika laporan

B Batang tubuh

1.    Data dan fakta pelaksanaan kegiatan

2.    Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan

3.    Masalah yang terjadi

4.    Pembahasan masalah

C Penutup

1.    Kesimpulan, dan

2.    Saran